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Das Wichtigste in Kürze
- Schatten-KI heisst: Mitarbeitende nutzen KI-Werkzeuge, die die Firma nie geprüft oder freigegeben hat. In der Umfrage einer ZHAW-Bachelorarbeit unter 72 Befragten aus kleinen Zürcher Bewirtschaftungsfirmen tat das ein Drittel.
- Die drei Risiken sind einfach: Kundendaten landen in Werkzeugen ohne Vertrag, ungeprüfte Texte gehen hinaus, und später kann niemand nachvollziehen, woher ein Fehler kam.
- Das Datenschutzgesetz gilt laut EDÖB schon heute direkt für KI. Ein eigenes KI-Gesetz braucht es dafür nicht.
- Eine KI-Richtlinie für ein KMU passt auf eine Seite: erlaubte Werkzeuge, vier Datenklassen, was nie in ein Werkzeug darf, Freigabe vor dem Versand, Kennzeichnung, eine verantwortliche Person, Schulung und ein Meldeweg für Fehler.
- Die Einführung dauert 30 Tage in vier Schritten: Bestand erheben, Werkzeuge wählen, Richtlinie freigeben, Team schulen.
Schatten-KI: genutzt, aber nicht geregelt
Eine Bachelorarbeit an der ZHAW hat 72 Führungskräfte und Mitarbeitende aus kleinen Firmen im Kanton Zürich befragt, die Immobilien bewirtschaften. Alle Firmen haben 10 bis 49 Mitarbeitende. Ein Drittel der Befragten nutzt KI im Berufsalltag, obwohl die eigene Firma offiziell keine einsetzt. Verbindliche Regeln zum Umgang mit KI gibt es laut der Pressemitteilung vom 30. Oktober 2026 in den wenigsten dieser Firmen.
Die Zahl gilt für diese 72 Befragten in einer Branche und ist kein Durchschnitt für alle KMU. Das Muster dahinter lohnt trotzdem einen Blick. Die Mehrheit arbeitet mit allgemeinen Werkzeugen wie ChatGPT oder Microsoft Copilot, vor allem für Korrespondenz und Inserate. Als Bremse nennen die Führungskräfte Datenschutz, eine fehlende Strategie und zu wenig Know-how. Die Werkzeuge sind im Büro, die Regeln noch nicht.
Genau das heisst Schatten-KI: Werkzeuge, die im Alltag laufen, die aber niemand geprüft, bezahlt oder freigegeben hat. Ein Verbot ändert daran wenig, solange die Arbeit dieselbe bleibt und kein erlaubtes Werkzeug bereitsteht. Eine Regel mit einem erlaubten Werkzeug zeigt wenigstens, wohin die Daten gehen.
Drei Risiken, in einfachen Worten
- Kundendaten in fremden Werkzeugen. Wer eine Kundenmail, eine Offerte mit Namen oder eine Lohnliste in ein privates Gratiskonto kopiert, gibt Personendaten an einen Anbieter, mit dem die Firma keinen Vertrag hat. Viele dieser Anbieter sitzen in den USA. Seit dem 15. September 2024 dürfen Personendaten aus der Schweiz ohne zusätzliche Garantien an US-Unternehmen gehen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Für alle anderen braucht es nach unserem Verständnis zusätzliche Garantien, und bei einem privaten Konto prüft das niemand.
- Ungeprüfte Ausgaben. KI schreibt flüssig, auch wenn der Inhalt falsch ist. Eine erfundene Vertragsklausel, ein falsches Datum oder ein Betrag aus einem anderen Dossier sehen im Entwurf so überzeugend aus wie die richtigen. Liest vor dem Versand niemand, geht der Fehler unter dem Namen der Firma hinaus.
- Keine Nachvollziehbarkeit. Reklamiert ein Kunde, kann niemand sagen, welcher Teil der Antwort von der KI stammt, mit welchen Daten sie gearbeitet hat und wer den Text gelesen hat.
Keines der drei Risiken ist neu. Eine Liste an die falsche Adresse ging auch früher schon hinaus. Neu ist, dass bei Schatten-KI alle drei gleichzeitig auftreten und die Geschäftsleitung von keinem weiss.
Das Datenschutzgesetz gilt schon heute
Ein eigenes Schweizer KI-Gesetz gibt es noch nicht. Für Personendaten spielt das keine Rolle. Der EDÖB hält fest, dass das seit dem 1. September 2023 geltende Datenschutzgesetz technologieneutral formuliert und auf KI-gestützte Datenbearbeitungen direkt anwendbar ist.
Drei Punkte aus diesem Hinweis lassen sich direkt in eine Richtlinie übersetzen. Zweck, Funktionsweise und Datenquellen einer KI-gestützten Bearbeitung müssen transparent sein. Wer direkt mit einem Sprachmodell korrespondiert, hat ein Recht zu erfahren, dass er mit einer Maschine korrespondiert und ob seine Eingaben weiterverwendet werden. Bei hohen Risiken verlangt das Gesetz eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Was das im Einzelfall bedeutet, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Für die Richtlinie genügt nach unserem Verständnis eine Folgerung: Personendaten gehören nur in Werkzeuge, bei denen schriftlich feststeht, wo die Daten liegen und wofür der Anbieter sie verwendet. Für Büros mit Berufsgeheimnis gelten strengere Punkte, sie stehen im Beitrag Mandantendaten und KI. Wann zusätzlich der EU AI Act greift, steht im Beitrag EU AI Act nach dem Omnibus.
Die KI-Richtlinie auf einer Seite: die Vorlage
Die Vorlage ist für Firmen mit 10 bis 49 Mitarbeitenden gedacht. Sie passt auf eine A4-Seite, und jede Zeile lässt sich an einem Nachmittag ausfüllen. Die rechte Spalte enthält Formulierungen zum Anpassen, keine Vorgaben.
| Punkt | Was drinsteht | Formulierung zum Anpassen |
|---|---|---|
| 1. Erlaubte Werkzeuge | Welche KI-Werkzeuge mit Firmenkonto erlaubt sind, und für welche Datenklassen | «Erlaubt ist [Werkzeug] mit Firmenkonto. Private Konten sind für Firmendaten nicht erlaubt.» |
| 2. Datenklassen | Öffentlich, intern, vertraulich, Kundendaten | «Im Zweifel gilt die höhere Klasse.» |
| 3. Was nie in ein Werkzeug darf | Eine kurze, abschliessende Liste | Passwörter, Ausweiskopien, Gesundheitsangaben, Unterlagen unter Berufsgeheimnis ohne Vertrag |
| 4. Freigabe vor dem Versand | Kein KI-Text verlässt die Firma ungelesen | «Wer versendet, hat gelesen und steht dafür ein.» |
| 5. Kennzeichnung | Wann ein Text oder eine Antwort als KI-erstellt erkennbar sein muss | «Antwortet ein Chatbot direkt, steht das in der ersten Zeile.» |
| 6. Verantwortliche Person | Eine benannte Person mit Zeitbudget, die Werkzeuge freigibt und Fragen beantwortet | «Zuständig: [Name], Stellvertretung: [Name]» |
| 7. Schulung | Pflicht vor der ersten Nutzung | Eine Stunde beim Eintritt, eine Auffrischung pro Jahr |
| 8. Fehler melden | Wie ein Fehler oder ein Datenabfluss gemeldet wird, ohne Suche nach Schuldigen | «Meldung am selben Tag an die verantwortliche Person, Formular im Laufwerk» |
Acht Zeilen reichen für den Anfang. Eine Richtlinie, die niemand liest, schützt nichts. Wer ausführlichere Textbausteine sucht, findet sie in der Handreichung für einen KI-Kodex, die das BAKOM im Oktober 2026 veröffentlicht hat: Textvorschläge zu 10 Themen in drei Detailgraden.
Vier Datenklassen und eine Prüfregel
| Datenklasse | Beispiele | Erlaubt in |
|---|---|---|
| Öffentlich | Inserate, Texte der Website, allgemeine Fachfragen ohne Bezug zu einem Kunden | Jedem erlaubten Werkzeug |
| Intern | Prozessbeschriebe, Vorlagen, Notizen ohne Namen | Erlaubten Werkzeugen mit Firmenkonto |
| Vertraulich | Offerten, Margen, Lieferantenverträge, Finanzzahlen der Firma | Nur Werkzeugen mit schriftlicher Regelung zu Datenort und Verwendung, nach Rücksprache mit der verantwortlichen Person |
| Kundendaten | Alles, was eine Kundin, einen Mieter oder eine Mitarbeiterin erkennbar macht: Namen, Adressen, Buchhaltungs- und Lohndaten, Korrespondenz | Nur Werkzeugen mit Auftragsbearbeitungsvertrag und geklärtem Datenort, sonst nur anonymisiert |
Als Prüfregel vor dem Einfügen genügt ein Satz: Was Sie nicht unverschlüsselt an eine fremde Firma mailen würden, gehört mindestens in die Klasse vertraulich. Daten von Mitarbeitenden behandeln Sie wie Kundendaten. Vier Dinge gehören in kein Werkzeug, auch nicht mit Firmenkonto:
- Passwörter, Zugangsdaten und Codes für E-Banking oder Portale.
- Ausweiskopien und Unterschriften.
- Gesundheitsangaben über Mitarbeitende, Kundinnen oder Mieter.
- Unterlagen unter Berufsgeheimnis, solange kein Vertrag die Geheimhaltung auf den Anbieter überbindet und die Frage mit der Rechtsberatung geklärt ist.
Einführung in 30 Tagen, in vier Schritten
- 01Woche 1: Bestand erhebenFragen Sie anonym, wer welches KI-Werkzeug wofür nutzt und mit welchen Daten. Drei Fragen auf einem Blatt genügen. Wer ehrlich antwortet, darf keine Nachteile haben, sonst bleibt die Nutzung im Schatten.
- 02Woche 2: Werkzeuge wählenWählen Sie ein oder zwei Werkzeuge mit Firmenkonto. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, wo die Daten liegen, ob Eingaben zum Training verwendet werden und ob ein Auftragsbearbeitungsvertrag möglich ist.
- 03Woche 3: Richtlinie freigebenDie verantwortliche Person füllt die Vorlage aus, die Geschäftsleitung gibt sie frei und unterschreibt. Ab diesem Tag gilt sie für alle, auch für die Geschäftsleitung.
- 04Woche 4: Team schulenEine Stunde mit Beispielen aus Ihrem Alltag: eine Kundenanfrage, eine Offerte, ein Protokoll. Jede Person bestätigt, dass sie die Richtlinie kennt. Nach 90 Tagen fragen Sie nach, was funktioniert und was nicht.
Der wichtigste Schritt ist der erste. Ohne Bestand regeln Sie Werkzeuge, die niemand nutzt, und übersehen die, die alle nutzen. In der ZHAW-Umfrage lag der Schwerpunkt bei der schriftlichen Kommunikation. Wie viele Stunden in Ihrem Postfach stecken, zählen Sie mit dem kostenlosen Inbox-Stundenzähler an einem einzigen Arbeitstag.
Was eine Richtlinie nicht leistet
- Fehler bleiben möglich. Die Richtlinie sorgt dafür, dass sie vor dem Versand auffallen und danach gemeldet werden.
- Eine Rechtsberatung ersetzt sie nicht.
- Wo KI sich lohnt, steht nicht darin. Das zeigen erst Ihre eigenen Stunden pro Prozess.
- Aktuell bleibt sie nur mit Pflege: Die verantwortliche Person prüft die Liste der erlaubten Werkzeuge mindestens zweimal im Jahr und streicht, was niemand mehr nutzt.
Eine Richtlinie holt die Nutzung aus dem Schatten. Mehr Nutzen bringt der nächste Schritt: ein Prozess, in dem KI nach festen Regeln vorbereitet, eine benannte Person freigibt und ein Protokoll festhält, wer wann was freigegeben hat. Dann ist die Freigabe vor dem Versand ein fester Schritt im Ablauf und hängt nicht mehr am guten Willen. Timon Wick, Founder und CEO von Grow Amplified, hat als COO einer Beratungsboutique Reporting und Forecast mit KI und Freigabe aufgebaut. Wie wir einen solchen Prozess in Ihren Stunden messen, bevor etwas gebaut wird, steht unter Vorgehen.
Häufige Fragen
Braucht eine kleine Firma überhaupt eine schriftliche KI-Richtlinie?
Sobald Mitarbeitende KI für Firmenarbeit nutzen, ja. Die ZHAW-Umfrage zeigt, dass das auch ohne offiziellen Entscheid geschieht. Eine Seite genügt, wenn sie erlaubte Werkzeuge, Datenklassen, Freigabe und eine verantwortliche Person regelt.
Kann ich ChatGPT im Betrieb einfach verbieten?
Ein Verbot ist schnell geschrieben, die Arbeit, für die das Werkzeug genutzt wurde, bleibt aber. Wirksamer ist ein erlaubtes Werkzeug mit Firmenkonto und klaren Datenregeln. Arbeitsrechtliche Fragen zu Weisungen klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Welche KI-Werkzeuge eignen sich für Kundendaten?
Werkzeuge, bei denen schriftlich geregelt ist, wo die Daten liegen, ob Eingaben zum Training verwendet werden und wer Zugriff hat, am besten mit Auftragsbearbeitungsvertrag. Bei US-Anbietern prüfen Sie zusätzlich die Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Bei einem privaten Gratiskonto ist keiner dieser Punkte für Ihre Firma vertraglich geregelt.
Muss ich Kunden sagen, dass ein Text mit KI entstanden ist?
Nach dem Hinweis des EDÖB haben Personen, die direkt mit einem Sprachmodell korrespondieren, ein Recht, das zu erfahren. Für Texte, die eine Person gelesen, angepasst und unter ihrem Namen versendet hat, legt Ihre Richtlinie fest, was gilt. Grenzfälle klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Gilt der EU AI Act auch für mein KMU?
Er kann gelten, wenn Ihre Firma KI-Systeme in der EU anbietet, dort niedergelassen ist oder wenn Ergebnisse eines KI-Systems in der EU verwendet werden. Fristen und typische Fälle stehen im Beitrag EU AI Act nach dem Omnibus.
Wer sollte in einem kleinen Team verantwortlich sein?
Eine Person, die die Abläufe kennt und Zeit dafür bekommt, nicht zwingend jemand aus der Informatik. Sie gibt Werkzeuge frei, beantwortet Fragen und nimmt Fehlermeldungen entgegen. Eine Stellvertretung sorgt dafür, dass die Regel in den Ferien nicht ausfällt.
15 Jahre in Banking und Consulting, in Transformation und Finance Operations. Heute baut er mit Grow Amplified Prüfstrassen: Agenten lesen und gleichen ab, ein Mensch gibt frei, und ein Replay-Log hält fest, wer was entschieden hat.