Inhalt
- Der schwache Punkt zuerst
- Kernbankenwechsel: jeder Datensatz wird abgeglichen und abgenommen
- Onboarding juristischer Personen: vollständig oder gezielt nachfordern
- Steuer- und Compliance-Mandate: die Frage kommt ein Jahr später
- COO einer Beratungsboutique: die Methode zuerst im eigenen Haus
- Fünf Grundsätze, die daraus geworden sind
- Ausbildung, kurz und belegbar
- Was das für Ihr Büro heisst
- Häufige Fragen
Das Wichtigste in Kürze
- Jede Station in Banking und Consulting endete bei derselben Frage: Wer hat das freigegeben, auf welcher Grundlage, und lässt sich das ein Jahr später zeigen.
- Aus dem Kernbankenwechsel: Jeder migrierte Datensatz wird abgeglichen und abgenommen. Ein Agent, der Daten aus einem Dokument in eine Buchung trägt, arbeitet nach derselben Regel.
- Aus dem Onboarding juristischer Personen: Ein Dossier ist vollständig, oder das Fehlende wird gezielt und auf einmal nachgefordert.
- Aus Steuer- und Compliance-Mandaten: Die Frage kommt oft ein Jahr später. Darum hält ein Replay-Log fest, welches Dokument, welche Regel und wer wann freigegeben hat.
- Daraus sind fünf Grundsätze geworden: mit einem Prozess anfangen, in eigenen Stunden messen, Freigabe durch eine benannte Person, Fundstelle zu jedem Vorschlag, nichts stillschweigend korrigieren.
Der schwache Punkt zuerst
Studiert habe ich Rechtswissenschaft mit Wirtschaftswissenschaften an der HSG, mit Schwerpunkt Finanzmarktregulierung. KI kam über Weiterbildungen dazu und über die eigene Buchhaltung. Modelle trainiere ich nicht. Gebaut und betrieben werden die Prüfstrassen von Grow Amplified mit einem festen Entwicklungsteam, die Mandate führe ich persönlich.
Was ich mitbringe, ist die andere Seite: 15 Jahre in Banking und Consulting, in Transformation und Finance Operations, an Stellen, an denen Arbeit erst gilt, wenn jemand sie abgenommen hat. Die meisten Anleitungen für KI-Agenten beginnen beim Bauen. Erst laufen lassen, dann schauen, ob jemand fragt. Ich habe in der umgekehrten Reihenfolge gelernt. Den ganzen Werdegang finden Sie auf meinem Profil.
Kernbankenwechsel: jeder Datensatz wird abgeglichen und abgenommen
In einer Schweizer Bank habe ich die Organisationstransformation mit dem Wechsel der Kernbankenplattform geleitet, mit 25 Personen im Projekt und einem siebenstelligen Budget. Dazu kamen der Wechsel des Back-Office-Providers und die Anbieterwahl, von der Longlist bis zur finalen Auswahl.
Bei einer solchen Migration sagt niemand «die Daten sind drüben». Jeder migrierte Datensatz wird gegen das alte System abgeglichen: Konten, Saldi, Stammdaten. Jede Differenz wird erklärt oder bereinigt, und am Ende unterschreibt jemand die Abnahme. Vorher wird nicht umgeschaltet.
Ein Agent macht im Kleinen jeden Tag dasselbe. Er trägt Daten aus einem Dokument in eine Buchung, eine Liste oder einen Entwurf. Also gilt dieselbe Regel: Abgleich gegen die Quelle, jede Differenz sichtbar, Abnahme durch eine benannte Person. Bei einer Bankmigration ist das selbstverständlich. Bei KI-Werkzeugen im Büroalltag wird es oft übersprungen, weil jede einzelne Übertragung so klein wirkt.
Onboarding juristischer Personen: vollständig oder gezielt nachfordern
In einer Grossbank habe ich das Onboarding juristischer Personen vereinfacht. Wer eine Firma als Kundin aufnimmt, prüft Unterlagen gegen eine Checkliste: Handelsregisterauszug, Statuten, Zeichnungsberechtigungen, Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten.
Gelernt habe ich dabei, dass ein Dossier nur zwei gute Zustände kennt. Entweder ist es vollständig, oder eine Nachforderung ist unterwegs, die genau sagt, was fehlt. Teuer ist der Zustand dazwischen. Eine Nachforderung, die drei Punkte nennt, obwohl fünf fehlen, kostet eine zweite Runde beim Kunden und eine zweite in der Bank.
Für Agenten heisst das: Ein Agent prüft Unterlagen gegen Ihre Checkliste und liefert eines von zwei Ergebnissen. Alles ist da, oder er entwirft die Nachforderung mit jeder fehlenden Position, und jemand gibt sie frei. Das gilt für Steuerunterlagen im Treuhandbüro genauso wie für Kundendossiers in einem Finanzinstitut.
Steuer- und Compliance-Mandate: die Frage kommt ein Jahr später
In Beratungsmandaten für global tätige Schweizer Banken habe ich an Steuer-, Compliance- und US-Regulierungsthemen gearbeitet, unter anderem in einem US Tax Program. Dort habe ich gelernt, wann die eigentliche Prüfung stattfindet. Selten an dem Tag, an dem die Arbeit fertig ist.
Die Frage kommt oft ein Jahr später, von der Revision, von einer Behörde oder vom Kunden selbst: Wer hat das entschieden, auf welcher Grundlage, zeigen Sie es mir. Wer dann nur aus der Erinnerung antworten kann, kann nicht antworten. Die Leute haben gewechselt, die E-Mails sind archiviert, die Excel-Datei gibt es in vier Versionen.
Darum hat bei Grow Amplified jeder Agent ein Replay-Log: welches Dokument, welche Regel, wer hat wann freigegeben. Es ist für den Tag gebaut, an dem jemand fragt. Welche Aufbewahrungsregeln dabei gelten, steht im Beitrag Replay-Log und GeBüV.
COO einer Beratungsboutique: die Methode zuerst im eigenen Haus
Als COO einer Beratungsboutique habe ich die Methode zuerst im eigenen Haus angewendet: Buchhaltung in Bexio, eine feste Montagskontrolle, Reporting und Forecast mit KI und Freigabe. Zurückgewonnen haben wir damit 9 bis 13 Stunden pro Woche.
Der schwache Punkt dieser Zahl: Sie stammt aus einer einzigen Firma. Sie ist kein Durchschnitt und kein Versprechen.
Zwei Dinge habe ich dort gelernt. Erstens braucht die Freigabe einen festen Platz in der Woche. Eine Kontrolle, die stattfindet, wenn gerade Zeit ist, findet irgendwann nicht mehr statt; die Montagskontrolle ist dieser Platz. Zweitens zählt nur, was in eigenen Stunden gemessen ist. Wie das an einem einzigen Arbeitstag geht, zeigt der kostenlose Inbox-Stundenzähler: Sie zählen die Mails, die hereinkommen, und die Antworten, die am selben Tag hinausgehen.
Fünf Grundsätze, die daraus geworden sind
- Mit einem Prozess anfangen
- Ein einzelner Prozess, den Sie gut kennen, lässt sich messen, abnehmen und erklären. Fünf halbe Prozesse lassen sich nur beschreiben.
- In eigenen Stunden messen
- Vorher zählen, dann bauen, dann wieder zählen. Eine Einsparung gilt erst, wenn sie in Ihren Stunden steht, zu Ihrem internen Satz.
- Freigabe durch eine benannte Person
- Eine Person mit Namen, kein Team und kein Sammelpostfach. Sie gibt frei oder weist zurück, und ihr Name steht im Log. Wie das Vier-Augen-Prinzip mit Agenten konkret aussieht, beschreibt der Beitrag Vier-Augen-Prinzip mit KI-Agenten.
- Fundstelle zu jedem Vorschlag
- Jeder Vorschlag zeigt, woher er kommt: Dokument, Seite, Zeile, Regel. Ohne Fundstelle prüft die freigebende Person nur, ob der Vorschlag plausibel klingt.
- Nichts stillschweigend korrigieren
- Ein Agent markiert, er bessert nicht selbst nach. Die Korrektur macht ein Mensch, sichtbar und im Log. So bleibt nachvollziehbar, was die Quelle sagte und was daraus wurde.
Ausbildung, kurz und belegbar
Studiert habe ich an der Universität St. Gallen (HSG), Bachelor in Rechtswissenschaft mit Wirtschaftswissenschaften, mit Schwerpunkt Finanzmarktregulierung. Zu KI kamen Weiterbildungen dazu: «Artificial Intelligence: Implications for Business Strategy» bei MIT Sloan Executive Education, das Singularity Executive Program und das Transformational Leader Program am IMD. Jeder Nachweis ist auf meinem Profil verlinkt.
Kurse ersetzen keine Praxis. Sie helfen, einem Modell und einem Anbieter die richtigen Fragen zu stellen. Die Antworten kamen aus der eigenen Buchhaltung.
Was das für Ihr Büro heisst
Keine dieser Lehren braucht eine Bank. Ein Treuhandbüro, eine Bewirtschaftung oder ein inhabergeführtes KMU hat dieselbe Frage, meist ohne Aufsichtsbehörde im Rücken: Wer hat was auf welcher Grundlage freigegeben. Wer das heute ohne Suchen beantworten kann, kann KI-Agenten sicher einsetzen. Wer es nicht kann, fängt besser bei der Freigabe an als beim Agenten.
Ich habe bei der Prüfung angefangen und rückwärts gebaut. Deshalb stehen Freigabe und Replay-Log im Bau und nicht im Verkaufsgespräch.
Timon Wick
Wie KI im Treuhandbüro grundsätzlich arbeitet, erklärt der erste Beitrag in diesem Blog, KI im Treuhandbüro, einfach erklärt. Wie die Schritte bei Grow Amplified aufeinander folgen, steht unter Vorgehen.
Häufige Fragen
Braucht man Erfahrung aus dem Banking, um KI-Agenten sicher einzusetzen?
Nein. Es braucht die Gewohnheit, Arbeit erst gelten zu lassen, wenn jemand sie abgenommen hat. Diese Gewohnheit gibt es in jedem guten Treuhandbüro schon, sie heisst dort Vier-Augen-Prinzip.
Gelten Regeln aus der Bankenwelt auch für ein KMU?
Die Aufsicht ist eine andere, die Prüffrage dieselbe. Die FINMA nennt in ihrer Aufsichtsmitteilung 08/2024 für Institute, die KI einsetzen, unter anderem Dokumentation, Erklärbarkeit und unabhängige Überprüfung. Für ein KMU gilt sie nicht, als Massstab taugt sie trotzdem.
Woher stammen die 9 bis 13 Stunden pro Woche?
Aus meiner Zeit als COO einer Beratungsboutique: Buchhaltung in Bexio, Montagskontrolle, Reporting und Forecast mit KI und Freigabe. Es ist eine einzelne Firma, kein Durchschnitt und kein Versprechen. Was in Ihrem Büro möglich ist, zeigen erst Ihre eigenen Stunden.
Führen Sie die Mandate selbst?
Ja. Ich führe jedes Mandat persönlich, und das Erstgespräch führen Sie mit mir. Gebaut und betrieben werden die Prüfstrassen mit einem festen Entwicklungsteam, und alle Beteiligten sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet, bevor sie ein Dokument sehen.
Was heisst «nichts stillschweigend korrigieren» im Alltag?
Findet ein Agent eine Abweichung, etwa einen Betrag, der nicht zum Beleg passt, markiert er sie mit Fundstelle. Die Korrektur macht eine Person, und das Log zeigt beides: was die Quelle sagte und was geändert wurde.
15 Jahre in Banking und Consulting, in Transformation und Finance Operations. Heute baut er mit Grow Amplified Prüfstrassen: Agenten lesen und gleichen ab, ein Mensch gibt frei, und ein Replay-Log hält fest, wer was entschieden hat.