Inhalt
- Was in der Schuhschachtel landet
- Rechenbeispiel: ein Monat Belege, mit 3 und mit 5 Minuten
- Belege scannen und Papier vernichten: was der Bund dazu schreibt
- Was ein Agent bei Belegen vorbereitet und was eine Person entscheidet
- Jährliche MWST-Abrechnung: weniger Termine, grössere Schachtel
- So messen Sie Ihren eigenen Preis pro Buchung
- Häufige Fragen
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Buchung von Hand dauert Minuten, ein Monat Belege dauert Tage: Im Rechenbeispiel mit 400 Belegen sind es 20 Stunden bei 3 Minuten und gut 33 Stunden bei 5 Minuten pro Beleg.
- Teuer sind die fehlerhaften Belege. Fehlende Unterlagen, falsche Konten und falsche MWST-Codes kosten Rückfragen und Korrekturen, die in keiner Minutenschätzung stehen.
- Nach Art. 958f OR dürfen Bücher und Belege elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen und jederzeit lesbar sind. Für veränderbare Ablagen wie die Cloud verlangt die GeBüV Integritätsnachweis, Zeitstempel und Protokolle.
- Ein Agent liest den Beleg, schlägt Buchung und MWST-Code vor und markiert, was fehlt. Eine Person gibt frei, bevor etwas gebucht wird.
- Den eigenen Preis pro Buchung kennt, wer einen Monat Belege zählt und an 20 davon die Zeit stoppt.
Was in der Schuhschachtel landet
Die Schuhschachtel ist selten eine Schachtel. Es ist ein Couvert mit Quittungen, ein Mail mit sieben Anhängen, ein Ordner voller Handyfotos und ein Kartenauszug, zu dem die Hälfte der Belege fehlt. Treuhandfirmen bekommen das von ihren Kunden, Inhaberinnen und Inhaber von KMU sammeln es selbst, bis am Monatsende jemand Zeit hat.
Jeder Beleg geht durch dieselben Handgriffe: lesen, Lieferant und Datum erkennen, Betrag und MWST trennen, Konto wählen, MWST-Code setzen, erfassen, ablegen. Bei einem sauberen Beleg ist das Routine. Teuer sind die anderen.
- Unvollständig: Die Kartenbelastung ist da, die Rechnung fehlt. Oder das Foto zeigt den Betrag, aber nicht den Lieferanten.
- Falsch kontiert: Der Kunde hat selbst vorkontiert, und das Geschäftsessen steht auf Büromaterial.
- Falscher MWST-Code: Eine Rechnung mit ausgewiesener MWST ist ohne Vorsteuer erfasst, oder die Dienstleistung eines ausländischen Anbieters ist wie eine Inlandsrechnung gebucht.
- Doppelt: Derselbe Beleg kommt auf Papier und per Mail, und beide landen in der Buchhaltung.
Jeder dieser Fälle kostet mehr als die Erfassung selbst: eine Rückfrage beim Kunden, eine Korrekturbuchung, im ungünstigen Fall eine korrigierte MWST-Abrechnung. Diese Minuten stehen in keiner Schätzung, weil sie verstreut über den Monat anfallen.
Rechenbeispiel: ein Monat Belege, mit 3 und mit 5 Minuten
Die folgende Rechnung ist ein Rechenbeispiel, gerechnet und nicht gemessen. Die Annahmen sind rund und stehen hier, damit Sie Ihre eigenen Zahlen einsetzen können: 400 Belege im Monat, alle von Hand erfasst, und ein Ansatz von CHF 120.- pro Stunde. Die Rechnung folgt der Logik des Schuhschachtel-Rechners: Belege mal Minuten pro Buchung, geteilt durch 60, und solange niemand gemessen hat, einmal mit 3 und einmal mit 5 Minuten.
| Rechenbeispiel: 400 Belege, CHF 120.- pro Stunde | 3 Minuten pro Beleg | 5 Minuten pro Beleg |
|---|---|---|
| Stunden pro Monat | 20 | 33.3 |
| Stunden pro Jahr | 240 | 400 |
| Kosten pro Buchung | CHF 6.- | CHF 10.- |
| Kosten pro Monat | CHF 2'400.- | CHF 4'000.- |
| Kosten pro Jahr | CHF 28'800.- | CHF 48'000.- |
Nicht eingerechnet sind Rückfragen, Korrekturen und Duplikate. Nimmt man im selben Rechenbeispiel an, dass jeder zehnte Beleg eine Rückfrage von 10 Minuten auslöst, kommen knapp 7 Stunden pro Monat dazu. Der Unterschied zwischen 3 und 5 Minuten macht im Jahr 160 Stunden aus, rund einen Arbeitsmonat. Deshalb lohnt es sich, die eigene Zahl zu messen, statt einer der beiden zu glauben.
Für eine Treuhandfirma ist diese Zeit entweder Honorar auf der Rechnung des Kunden oder Arbeit, die in einer Pauschale verschwindet. Für ein KMU ist es interne Zeit, oft die der Person, die auch Offerten schreibt und die Löhne macht.
Belege scannen und Papier vernichten: was der Bund dazu schreibt
Ob das Papier nach dem Scannen weg darf, beantwortet das KMU-Portal des Bundes über die Bedingungen für die elektronische Aufbewahrung. Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren, ab dem Ende des Geschäftsjahres. Sie dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Form aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Wie die elektronische Ablage aussehen muss, regelt die Geschäftsbücherverordnung, kurz GeBüV. Unveränderbare Datenträger sind ohne Zusatzanforderungen zulässig. Eine Ablage in der Cloud gilt laut KMU-Portal nicht als unveränderbar. Für veränderbare Träger verlangt die GeBüV ein technisches Verfahren, das die Integrität sichert, etwa eine elektronische Signatur, einen unverfälschbaren Nachweis, wann gespeichert wurde, etwa einen Zeitstempel, und die Aufbewahrung von Protokollen und Log Files. Bis zum Ende der Frist muss eine berechtigte Person die Belege innert angemessener Frist einsehen und prüfen können.
Eine Ausnahme nennt das Portal ausdrücklich: Vom Geschäftsbericht und vom Revisionsbericht ist je ein gedrucktes und unterschriebenes Exemplar aufzubewahren.
Für Belege, die ein Agent liest, heisst das: Das Original wird beim Eingang unverändert abgelegt, bevor etwas daraus gelesen wird. Was der Agent daraus macht, ist ein Vorschlag und ersetzt den Beleg nicht. Wie Sie den Weg vom Beleg zur Buchung so festhalten, dass er zehn Jahre nachvollziehbar bleibt, steht im Beitrag zu Replay-Log und GeBüV.
Was ein Agent bei Belegen vorbereitet und was eine Person entscheidet
Ein Agent nimmt Belege so, wie sie heute ankommen: Scan, Mail-Anhang, Foto. Er liest Lieferant, Datum, Betrag, MWST-Betrag und MWST-Nummer und gleicht ab, gegen Ihren Kontenplan, gegen frühere Buchungen desselben Lieferanten und gegen den Kartenauszug. Gebucht wird erst nach der Freigabe.
| Beleg | Was der Agent vorschlägt oder markiert | Was die Person entscheidet |
|---|---|---|
| Lieferantenrechnung, vollständig | Konto, MWST-Code und Betrag, abgeglichen mit den letzten Buchungen desselben Lieferanten | Übernehmen oder ändern |
| Quittung ohne MWST-Nummer | Markiert die fehlende Angabe und schlägt die Buchung mit einem Hinweis zur Vorsteuer vor | Nachfragen oder festlegen, wie gebucht wird |
| Kartenbelastung ohne Beleg | Markiert den Beleg als fehlend und entwirft die Nachfrage an den Kunden | Nachfrage freigeben |
| Vom Kunden vorkontiert | Vergleicht mit Kontenplan und Vorjahr und markiert jede Abweichung mit Fundstelle | Kontierung behalten oder korrigieren |
| Rechnung eines ausländischen Anbieters | Markiert einen möglichen Fall von Bezugsteuer | MWST-Behandlung festlegen |
| Derselbe Beleg zweimal | Markiert ein mögliches Duplikat und zeigt beide Fundstellen | Einen der beiden verwerfen |
Der Agent korrigiert nichts stillschweigend, auch keine Kontierung des Kunden, und er reicht keine MWST-Abrechnung ein. Die Person, die freigibt, sieht Beleg und Vorschlag nebeneinander und entscheidet Beleg für Beleg. Ihre Zeit verschiebt sich vom Abtippen zum Prüfen der Fälle, die der Agent markiert hat.
Viele Buchhaltungsprogramme lesen Belege heute selbst ein und schlagen Buchungen vor. Ein Agent ersetzt diese Funktion nicht. Er prüft, was dort vorgeschlagen wird, gegen Ihre Regeln und gegen die Geschichte des Kunden, bevor jemand auf Übernehmen klickt. Wie das über bestehenden Programmen aussieht, beschreibt der Beitrag zur Prüfschicht über Bexio und Abacus.
Jährliche MWST-Abrechnung: weniger Termine, grössere Schachtel
Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis CHF 5'005'000.- die MWST auf Antrag jährlich abrechnen (ESTV). Unter dem Jahr werden Raten bezahlt, die Abrechnung ist bis Ende Februar des Folgejahres einzureichen und zu bezahlen. An der Deklaration selbst ändert sich laut ESTV nichts.
Für die Belege hat das eine Nebenwirkung. Wer nur noch einmal im Jahr abrechnet, bucht leicht auch nur noch einmal im Jahr. Dann liegt im Januar die Schachtel eines ganzen Jahres auf dem Tisch, und ein falscher MWST-Code vom März fällt erst elf Monate später auf, wenn sich der Kunde an den Beleg nicht mehr erinnert. Belege laufend lesen und prüfen lassen und einmal im Jahr abrechnen: Beides passt zusammen.
So messen Sie Ihren eigenen Preis pro Buchung
Das Rechenbeispiel oben ersetzt keine Messung. Ihre eigene Zahl bekommen Sie in einem Monat, mit einer Stoppuhr und ohne neue Software.
- 01ZählenNehmen Sie den letzten abgeschlossenen Monat und zählen Sie jeden Beleg, der von Hand erfasst wurde: Quittungen, Lieferantenrechnungen, Positionen aus Kartenauszügen. Was über eine Schnittstelle kommt, zählt nicht.
- 02StoppenLassen Sie jemanden 20 Belege erfassen wie immer und die Zeit stoppen, vom Griff in die Schachtel bis zur gespeicherten Buchung. Die Zeit geteilt durch 20 ergibt Ihre Minuten pro Beleg.
- 03Fehler zählenZählen Sie im selben Monat die Rückfragen an Kunden, die Korrekturbuchungen und die Duplikate. Schätzen Sie die Minuten pro Fall.
- 04RechnenBelege mal Minuten, geteilt durch 60, plus die Fehlerminuten. Mal Ihren Ansatz ergibt den Betrag pro Monat, geteilt durch die Zahl der Belege den Preis pro Buchung.
- 05Gegenprobe mit FreigabeLassen Sie einen Agenten denselben Monat vorschlagen und stoppen Sie die Zeit der Person, die freigibt. Erst der Vergleich beider Zahlen zeigt, ob sich ein Agent lohnt.
Für die ersten vier Schritte liegt das Rechenblatt im Schuhschachtel-Rechner. Schritt fünf ist der Anfang eines Piloten: zuerst messen, dann einen Agenten mit Freigabe und Protokoll bauen, dann wieder messen. Wie das bei Grow Amplified abläuft, steht unter Vorgehen.
Häufige Fragen
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Das Obligationenrecht erlaubt die elektronische Aufbewahrung, wenn die Belege mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen und jederzeit lesbar sind, und die GeBüV stellt Bedingungen an die Ablage. Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind gedruckt und unterschrieben aufzubewahren. Ob Ihre Ablage die Bedingungen erfüllt, klären Sie mit Ihrer Revisionsstelle oder Rechtsberatung, bevor Sie Papier vernichten.
Reicht ein Foto mit dem Handy als Beleg?
Massgeblich ist nach Art. 958f OR, dass der Beleg mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmt und jederzeit lesbar ist. Ein scharfes Foto, auf dem Lieferant, Datum, Betrag und MWST vollständig zu sehen sind, erfüllt das eher als ein schiefes Bild mit abgeschnittenem Rand. Für die Ablage gelten dieselben Bedingungen wie für jeden Scan.
Wie lange dauert die Erfassung eines Belegs?
Das hängt vom Beleg und vom Büro ab, deshalb lohnt sich eine Messung an 20 Belegen. Ohne Messung rechnet der Schuhschachtel-Rechner einmal mit 3 und einmal mit 5 Minuten pro Buchung. Rückfragen und Korrekturen kommen dazu.
Bucht der Agent selbst?
Nein. Er liest, schlägt Konto und MWST-Code vor und markiert, was fehlt oder abweicht. Gebucht wird erst, wenn eine Person freigegeben hat, und jeder Schritt wird protokolliert.
Was ändert die jährliche MWST-Abrechnung an der Arbeit mit Belegen?
Die Zahl der Abrechnungen sinkt, die Zahl der Belege nicht. Wer Belege trotzdem laufend prüft, findet einen falschen MWST-Code im selben Monat statt bei der Jahresabrechnung. Ob die jährliche Abrechnung zu Ihnen passt, klären Sie mit Ihrer Treuhand oder der ESTV.
Brauche ich dafür eine neue Buchhaltungssoftware?
In der Regel nicht. Der Agent arbeitet mit den Belegen und Exporten, die heute schon anfallen, und schlägt Buchungen für das Programm vor, das Sie bereits nutzen.
15 Jahre in Banking und Consulting, in Transformation und Finance Operations. Heute baut er mit Grow Amplified Prüfstrassen: Agenten lesen und gleichen ab, ein Mensch gibt frei, und ein Replay-Log hält fest, wer was entschieden hat.