Inhalt
- Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres
- Warum das für KI-Arbeit zählt
- Fünf Einträge, die ein Replay-Log pro Fall festhält
- Was das Gesetz verlangt und was das im KI-Ablauf heisst
- Wie Sie testen, ob Ihr Protokoll ein Jahr später trägt
- Was ein Replay-Log nicht leistet
- Der erste Schritt: eine Frage an Ihr Werkzeug, ein Prozess
- Häufige Fragen
Das Wichtigste in Kürze
- Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres.
- Als Buchungsbeleg gilt jede Aufzeichnung, die nötig ist, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR). Bucht ein Agent mit, gehört die Spur seines Vorschlags nach unserem Verständnis dazu.
- Für veränderbare Datenträger, auch die Cloud, verlangt die GeBüV ein Verfahren, das die Integrität sichert, einen unverfälschbaren Nachweis des Speicherzeitpunkts und die Aufbewahrung der Protokolle.
- Ein Replay-Log hält pro Fall fünf Einträge fest: Eingangsdokument mit Prüfsumme, Regelversion, Vorschlag des Agenten, Freigabe mit Name, Zeit und Entscheid sowie das Ergebnis.
- Ob ein Protokoll trägt, zeigt ein Test: Eine unbeteiligte Person spielt einen Fall von vor einem Jahr nach, nur mit dem, was abgelegt ist.
Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres
Die Grundregel steht in Art. 958f OR: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren, und die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, bleibt ein Beleg vom Januar 2026 bis Ende 2036 aufbewahrungspflichtig. Bücher und Belege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn sie mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Wie die elektronische Ablage aussehen muss, regelt der Bundesrat in der Geschäftsbücherverordnung, kurz GeBüV. Unveränderbare Träger wie Papier sind ohne Zusatzbedingungen zulässig. Für veränderbare Träger, also Festplatten, Server und laut dem KMU-Portal des Bundes auch die Cloud, verlangt Art. 9 GeBüV mehr: ein technisches Verfahren, das die Integrität sichert, etwa eine digitale Signatur, einen unverfälschbaren Nachweis, wann gespeichert wurde, etwa einen Zeitstempel, und die Aufbewahrung der Hilfsinformationen wie Protokolle und Log files.
Die GeBüV stammt von 2002, gilt in der Fassung von 2013 und erwähnt KI mit keinem Wort. Sie spricht von Belegen, Arbeitsanweisungen und Protokollen. Für jedes Büro, das mit Agenten arbeitet, wird daraus eine praktische Frage: wo diese drei Dinge im KI-Ablauf entstehen. Und ob sie in zehn Jahren noch auffindbar sind.
Warum das für KI-Arbeit zählt
In vielen Büros bucht heute schon ein Werkzeug mit. Es liest einen Beleg, schlägt Konto und MWST-Code vor, und jemand klickt auf Übernehmen. Bei einer Revision, einer MWST-Kontrolle oder einer Rückfrage des Mandanten will jemand Jahre später wissen, warum eine Buchung so aussieht. Die Antwort steckt in einem Vorschlag, den eine Maschine gemacht hat, und in einer Freigabe, die ein Mensch gegeben hat.
Genau dort liegt die Lücke. Viele Automations- und KI-Werkzeuge bewahren ihre Ausführungsprotokolle nur eine begrenzte Zeit auf, je nach Abonnement oder Einstellung, und meist deutlich kürzer als zehn Jahre. Danach ist weg, was der Agent gelesen und vorgeschlagen hat und wer es übernommen hat. Beleg und Buchung sind noch da. Der Weg dazwischen fehlt.
Nach unserem Verständnis gehört dieser Weg zur Buchführung. Art. 957a Abs. 3 OR zählt zu den Buchungsbelegen alle Aufzeichnungen, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachzuvollziehen. Art. 4 GeBüV verlangt, dass Abläufe, Verfahren und Programme so dokumentiert sind, dass Bücher und Belege verstanden werden können. Welche Teile eines KI-Ablaufs bei Ihnen darunter fallen, klären Sie mit Ihrer Revisionsstelle oder Rechtsberatung. Wer das Protokoll von Anfang an vollständig führt, muss die Frage später nicht unter Zeitdruck beantworten.
Fünf Einträge, die ein Replay-Log pro Fall festhält
Ein Replay-Log ist ein Protokoll, mit dem sich ein einzelner Fall später Schritt für Schritt nachspielen lässt. Was ein Agent ist und wie eine Freigabe grundsätzlich funktioniert, erklärt der Beitrag KI im Treuhandbüro, einfach erklärt. Hier geht es um die Spur, die jeder Fall hinterlässt.
- Eingangsdokument
- Die Datei, die der Agent gelesen hat, unverändert abgelegt, mit Eingangszeit und Prüfsumme. Die Prüfsumme ist ein digitaler Fingerabdruck: Ändert sich ein einziges Zeichen in der Datei, ändert sich die Prüfsumme. So lässt sich nach Jahren zeigen, dass es dieselbe Datei ist.
- Regelversion
- Die Regeln im Klartext, nach denen der Agent an diesem Tag gearbeitet hat, mit Versionsnummer und dem Datum, ab dem sie galten. Dazu das KI-Modell und seine Version. Ein Fall von damals wird mit der Regel von damals nachgespielt.
- Vorschlag
- Was der Agent vorgeschlagen hat, unverändert gespeichert: Konto, MWST-Code, Betrag und jede Stelle, die er als unklar markiert hat, mit Fundstelle im Dokument.
- Freigabe
- Wer entschieden hat, wann und wie: übernommen, geändert oder zurückgewiesen. Bei einer Änderung stehen alter und neuer Wert nebeneinander. Die Person ist mit Namen erfasst, nicht über ein geteiltes Login.
- Ergebnis
- Was am Ende im System steht, mit der Buchungsnummer, die den Fall mit der Buchhaltung verbindet.
Fehlt einer der fünf Einträge, lässt sich der Fall nur noch erzählen. Am leichtesten geht die Regelversion verloren, weil Regeln im Lauf der Zeit angepasst werden und niemand die alte Fassung aufhebt. Für Arbeitsanweisungen verlangt die GeBüV das Gegenteil: aktualisieren und gleich lang aufbewahren wie die Bücher, die danach geführt wurden (Art. 4 Abs. 2 GeBüV).
Was das Gesetz verlangt und was das im KI-Ablauf heisst
| Was das Gesetz verlangt | Was das im KI-Ablauf heisst |
|---|---|
| Zehn Jahre Aufbewahrung ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR) | Das Protokoll eines Falls bleibt so lange wie die Buchung, auch wenn Werkzeug, Anbieter oder Abo wechseln. |
| Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall, jederzeit lesbar (Art. 958f Abs. 3 OR) | Das Eingangsdokument liegt im Original vor, in einem Format, das ohne das KI-Werkzeug lesbar bleibt, zum Beispiel PDF/A. |
| Änderungen müssen feststellbar sein (Art. 3 GeBüV) | Jedes Dokument hat eine Prüfsumme. Eine Korrektur wird als neuer Eintrag angehängt, der alte bleibt stehen. |
| Abläufe, Verfahren und Programme dokumentiert, Arbeitsanweisungen gleich lang aufbewahrt (Art. 4 GeBüV) | Jede Regelversion und jede Modellversion bleibt abgelegt, mit dem Datum, ab dem sie galt. |
| Archiv vor unbefugtem Zugriff geschützt, Zugriffe aufgezeichnet (Art. 8 GeBüV) | Wer Protokolle liest oder exportiert, wird erfasst. Der Agent ist dabei ein Zugriff wie jeder andere. |
| Veränderbare Träger: Integrität, Zeitpunkt der Speicherung, Protokolle und Log files (Art. 9 GeBüV) | Jeder Eintrag trägt einen Zeitstempel und liegt in einer Ablage, in der nichts unbemerkt überschrieben werden kann. |
| Datenmigration nur vollständig und protokolliert (Art. 10 GeBüV) | Beim Wechsel des Werkzeugs ziehen die Protokolle mit, und die Übertragung selbst wird protokolliert. |
| Einsicht durch eine berechtigte Person innert angemessener Frist (Art. 6 GeBüV) | Ein Fall lässt sich finden und lesen, ohne die Person, die den Agenten gebaut hat. |
Die linke Spalte gibt OR und GeBüV sinngemäss wieder. Die rechte ist unsere Übersetzung in einen KI-Ablauf, keine amtliche Auslegung. Sie zeigt, wo die Arbeit liegt: Fast alles davon ist Ablage und Disziplin. Technik braucht es wenig.
Wie Sie testen, ob Ihr Protokoll ein Jahr später trägt
Ob ein Protokoll trägt, steht in keinem Datenblatt eines Anbieters. Es zeigt sich, wenn jemand einen alten Fall nachspielt. Dafür braucht es einen Fall, eine unbeteiligte Person und das, was abgelegt ist.
- 01Fall ziehenWählen Sie eine Buchung, die ein Agent vor rund einem Jahr vorgeschlagen hat. Zufällig gezogen, nicht die sauberste.
- 02Eingang prüfenEine Person, die damals nicht beteiligt war, sucht das Eingangsdokument und vergleicht seine Prüfsumme mit dem Eintrag im Protokoll.
- 03Regel und VorschlagSie öffnet die Regelversion von damals und prüft, ob der Vorschlag des Agenten aus dieser Regel und diesem Dokument folgt.
- 04FreigabeSie liest ab, wer freigegeben hat, wann und mit welchem Entscheid. Bei einer Änderung muss der alte Wert neben dem neuen stehen.
- 05ErgebnisSie findet die Buchung im System und vergleicht sie mit dem freigegebenen Vorschlag.
Bestanden ist der Test, wenn die Person jeden Schritt ohne Rückfrage beantworten kann. Jede Rückfrage ist ein Befund: ein fehlender Eintrag, eine überschriebene Regel, ein Name, der nur als «Admin» erscheint. Wiederholen Sie den Test einmal im Jahr, etwa nach dem Jahresabschluss, und legen Sie das Ergebnis ab. Art. 10 GeBüV verlangt ohnehin, die Informationsträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen.
Was ein Replay-Log nicht leistet
- Eine Archivlösung, die die GeBüV erfüllt, braucht es weiterhin. Das Replay-Log erklärt, wie eine Buchung entstanden ist, und gehört in dieselbe Ablage wie Bücher und Belege.
- Eine falsche Buchung bleibt falsch. Das Protokoll zeigt, wo der Fehler entstanden ist: im Dokument, in der Regel, im Vorschlag oder in der Freigabe.
- Was bei Ihnen aufbewahrungspflichtig ist, entscheidet nicht das Protokoll. Das klären Sie mit Ihrer Revisionsstelle oder Rechtsberatung.
- Ist die Freigabe ein Klick ohne Lesen, protokolliert das Log einen Klick. Wie eine Freigabe gebaut sein muss, damit sie tatsächlich prüft, steht im Beitrag zum Vier-Augen-Prinzip mit KI-Agenten.
Der erste Schritt: eine Frage an Ihr Werkzeug, ein Prozess
Fragen Sie zuerst Ihr heutiges Werkzeug, wie lange es Ausführungsprotokolle aufbewahrt und ob sie sich vollständig exportieren lassen. Die Antwort steht in den Einstellungen oder in den Vertragsunterlagen des Anbieters. Liegt sie unter zehn Jahren, brauchen die fünf Einträge eine eigene Ablage, die Sie selbst kontrollieren.
Danach nehmen Sie einen einzigen Prozess mit vielen gleichartigen Fällen. Die Belegerfassung eignet sich, weil jeder Fall gleich gebaut ist. Was ein Agent dort vorschlägt und was eine Person freigibt, beschreibt der Beitrag zu den Schuhschachtel-Belegen, und wie viele Belege im Monat bei Ihnen durchlaufen, zählen Sie mit dem Schuhschachtel-Rechner. Bei Grow Amplified hat jeder Agent vom ersten Tag an eine Freigabe und ein Replay-Log, und die Dokumentation entsteht während des Baus. Wie die Schritte aufeinander folgen, steht unter Vorgehen.
Häufige Fragen
Muss ich die Protokolle meines KI-Werkzeugs zehn Jahre aufbewahren?
Art. 958f OR verlangt zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege, und als Buchungsbeleg gilt jede Aufzeichnung, die nötig ist, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachzuvollziehen. Welche Teile eines KI-Protokolls bei Ihnen dazugehören, hängt vom Ablauf ab. Klären Sie das mit Ihrer Revisionsstelle oder Rechtsberatung. Wer die fünf Einträge gleich lang aufbewahrt wie die Belege, muss die Frage nicht nachträglich lösen.
Reicht der Verlauf im Chat oder im Automationswerkzeug als Nachweis?
Als einzige Ablage in der Regel nicht. Solche Verläufe sind oft zeitlich begrenzt, hängen am Abonnement und lassen sich teils bearbeiten oder löschen. Exportieren Sie die fünf Einträge pro Fall in eine Ablage, die Sie selbst kontrollieren.
Darf das Replay-Log in der Cloud liegen?
Laut KMU-Portal des Bundes ist die Cloud kein unveränderbarer Datenträger. Es gelten deshalb die Bedingungen für veränderbare Träger: Integritätsnachweis, unverfälschbarer Zeitpunkt der Speicherung und Aufbewahrung der Protokolle. Wo die Daten liegen und wer darauf zugreift, ist zusätzlich eine Frage des Datenschutzes.
Was ist eine Prüfsumme, und brauche ich dafür eine Spezialsoftware?
Eine Prüfsumme ist eine kurze Zeichenfolge, die aus dem Inhalt einer Datei berechnet wird. Ändert sich die Datei, ändert sich die Prüfsumme. Gängige Betriebssysteme berechnen sie ohne Zusatzprogramm. Wichtig ist, dass sie beim Eingang berechnet und im Protokoll gespeichert wird.
Was passiert mit den Protokollen, wenn ich das Werkzeug wechsle?
Die Frist läuft weiter. Die GeBüV erlaubt die Übertragung in andere Formate oder auf andere Träger, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit erhalten bleiben, und verlangt, dass die Übertragung protokolliert wird. Exportieren Sie deshalb vor jeder Kündigung.
15 Jahre in Banking und Consulting, in Transformation und Finance Operations. Heute baut er mit Grow Amplified Prüfstrassen: Agenten lesen und gleichen ab, ein Mensch gibt frei, und ein Replay-Log hält fest, wer was entschieden hat.