Inhalt
- Das Datenschutzgesetz gilt für KI schon heute
- Die Schweigepflicht im DSG erfasst mehr Personen als das Berufsgeheimnis
- Vier Fragen an jedes KI-Werkzeug
- Sieben Punkte, die Sie vom Anbieter schriftlich verlangen
- Vor dem Anbieter kommen Ihre eigenen Mandatsverträge und Ihr Team
- Ein Beispiel: die öffentlichen Zusagen von Grow Amplified
- Der erste Schritt: ein Werkzeug, sieben Punkte, eine schriftliche Antwort
- Häufige Fragen
Das Wichtigste in Kürze
- Das Schweizer Datenschutzgesetz ist technologieneutral und gilt nach Auskunft des EDÖB direkt für KI. Auf ein eigenes KI-Gesetz müssen Sie nicht warten.
- Die Schweigepflicht nach Art. 62 DSG erfasst jede Person, die in ihrem Beruf von geheimen Personendaten erfährt, also auch Treuhänderinnen, Treuhänder und ihr Team. Vorsätzliches Offenbaren kann mit Busse bis CHF 250'000.- bestraft werden.
- Bei jedem KI-Werkzeug zählen vier Fragen: wo die Daten verarbeitet werden, ob der Anbieter damit trainiert, wer als Unterauftragsbearbeiter mitarbeitet und ob Daten in die USA gehen.
- Das Swiss-U.S. Data Privacy Framework deckt nur zertifizierte US-Unternehmen ab, und es sagt nichts darüber, ob Ihre Eingaben zum Training verwendet werden.
- Sieben Punkte gehören schriftlich in den Vertrag, bevor die erste Datei hochgeladen wird: Datenstandort, Auftragsbearbeitungsvertrag, kein Training, nur nötige Daten, Zugriffsprotokoll, Löschung und Geheimhaltung für alle Beteiligten.
Das Datenschutzgesetz gilt für KI schon heute
Ein eigenes KI-Gesetz hat die Schweiz noch nicht. Die Vernehmlassung zu neuen Regeln soll laut Bundesrat im Frühling 2027 eröffnet werden, ein Überblick steht beim Bundesamt für Justiz. Für Mandantendaten ändert das wenig. Der EDÖB hält fest, dass das seit dem 1. September 2023 geltende Datenschutzgesetz technologieneutral formuliert und auf KI-gestützte Datenbearbeitungen direkt anwendbar ist. Er nennt Hersteller, Anbieter und Verwender. Verwender ist Ihr Büro, sobald jemand im Team einen Lohnausweis in ein Chatfenster kopiert.
Damit gelten die Grundsätze des DSG für jeden Prompt. Personendaten dürfen nur verhältnismässig und zu einem erkennbaren Zweck bearbeitet werden, und sie werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie dafür nicht mehr nötig sind (Art. 6 DSG). Wer für eine Frage zum Bruttolohn den ganzen Lohnausweis samt AHV-Nummer hochlädt, gibt mehr preis, als die Frage braucht. Kleine Eingabe, kleines Risiko.
Die Schweigepflicht im DSG erfasst mehr Personen als das Berufsgeheimnis
Beim Wort Berufsgeheimnis denken die meisten an Art. 321 StGB. Dort steht eine Liste von Berufen samt ihren Hilfspersonen; Treuhänderinnen und Treuhänder werden nicht eigens genannt. Daraus zu schliessen, im Treuhandbüro gebe es keine strafbewehrte Schweigepflicht, wäre ein Fehler.
Art. 62 DSG bestraft, wer geheime Personendaten vorsätzlich offenbart, von denen er bei der Ausübung eines Berufs erfahren hat, der die Kenntnis solcher Daten erfordert. Die Busse beträgt bis CHF 250'000.-, verfolgt wird auf Antrag. Nach dem EDÖB ist der Kreis der erfassten Personen viel weiter als jener nach Art. 321 StGB. Wer Steuererklärungen, Löhne und Vermögensverzeichnisse von Mandanten bearbeitet, übt nach unserem Verständnis genau einen solchen Beruf aus.
Art. 321 StGB, Berufsgeheimnis
- Gilt für die im Gesetz genannten Berufe, etwa Anwälte, Notare, Ärzte und nach OR zur Verschwiegenheit verpflichtete Revisoren
- Erfasst auch deren Hilfspersonen
- Strafe: Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe, auf Antrag
Art. 62 DSG, berufliche Schweigepflicht
- Gilt für jede Person, die in einem Beruf, der solche Daten erfordert, von geheimen Personendaten erfährt
- Erfasst auch, wer für eine schweigepflichtige Person arbeitet oder bei ihr in Ausbildung ist
- Strafe: Busse bis CHF 250'000.-, auf Antrag, nur bei Vorsatz
- Gilt weiter, wenn der Beruf aufgegeben ist
Zwei Einzelheiten zählen im Alltag. Bestraft werden nach dem EDÖB in erster Linie natürliche Personen, also die Person, die offenbart, und nicht die Firma. Und strafbar ist nur Vorsatz; zivilrechtlich kann ein Büro auch für Fahrlässigkeit haften. Ob das Hochladen in ein bestimmtes KI-Werkzeug ein Offenbaren ist, hängt davon ab, wer danach Zugriff hat und was der Anbieter mit den Daten tun darf. Das klären Sie für Ihren Fall mit Ihrer Rechtsberatung. Die Fakten dafür stehen im Vertrag mit dem Anbieter.
Vier Fragen an jedes KI-Werkzeug
Ein KI-Werkzeug, das Mandantendaten liest, ist nach unserem Verständnis meist ein Auftragsbearbeiter. Art. 9 DSG erlaubt das, wenn die Daten nur so bearbeitet werden, wie Ihr Büro selbst es dürfte, und keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht die Übertragung verbietet. Ob beides zutrifft, entscheidet sich an vier Punkten.
- Verarbeitungsort
- In welchem Land die Daten gespeichert und verarbeitet werden, auch für Sicherungskopien und Support-Zugriffe. Ins Ausland dürfen Personendaten nur, wenn der Bundesrat für den Staat einen angemessenen Schutz festgestellt hat oder geeignete Garantien bestehen, etwa vom EDÖB anerkannte Standarddatenschutzklauseln (Art. 16 DSG).
- Training
- Ob der Anbieter Ihre Eingaben und Dateien verwendet, um Modelle zu trainieren oder zu verbessern. Viele Werkzeuge haben für die Gratis- und die Firmenversion verschiedene Bedingungen. Massgebend ist der Vertrag, den Ihr Büro tatsächlich abgeschlossen hat.
- Unterauftragsbearbeiter
- Wer sonst noch mit den Daten arbeitet: Rechenzentrum, Modellanbieter, Support, Fehlerüberwachung. Nach Art. 9 Abs. 3 DSG darf der Auftragsbearbeiter die Bearbeitung nur mit Ihrer vorgängigen Genehmigung an Dritte weitergeben. Verlangen Sie die Liste mit Ländern und eine Meldung vor jeder Änderung.
- USA
- Seit dem 15. September 2024 dürfen Personendaten ohne zusätzliche Garantien an US-Unternehmen gehen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Nur an diese. Ob ein Anbieter zertifiziert ist, zeigt die öffentliche Data Privacy Framework List: Beim Swiss-U.S. DPF muss «Active» stehen.
Die vierte Frage verleitet zu einer Abkürzung. Das Data Privacy Framework beantwortet nur, ob Daten in die USA übermittelt werden dürfen. Ob der Anbieter damit trainiert, wie lange er sie aufbewahrt und wer dort mitliest, beantwortet es nicht. Die Zertifizierung ersetzt keinen Vertrag.
Beim Training liegt nach unserem Verständnis der heikelste Punkt. Nutzt ein Anbieter Mandantendaten für eigene Modelle, bearbeitet er sie zu einem eigenen Zweck, und Ihr Büro dürfte diese Daten selbst auch nicht für fremde Modelle hergeben. Das passt schlecht zu Art. 9 DSG. Klären Sie das mit Ihrer Rechtsberatung, bevor Sie unterschreiben.
Sieben Punkte, die Sie vom Anbieter schriftlich verlangen
Mündliche Zusicherungen helfen im Streitfall wenig. Diese sieben Punkte gehören in den Vertrag oder in den Auftragsbearbeitungsvertrag, bevor die erste Datei hochgeladen wird. Jeder lässt sich einzeln prüfen. Er steht drin, oder er fehlt.
| Punkt | Was schriftlich stehen sollte | Warum |
|---|---|---|
| Datenstandort | Land der Verarbeitung und Speicherung, auch für Sicherungskopien und Support | Bekanntgabe ins Ausland nur mit angemessenem Schutz (Art. 16 DSG) |
| Auftragsbearbeitungsvertrag | Unterschrieben vor dem ersten Zugriff, nicht erst nach dem Test | Grundlage der Übertragung nach Art. 9 DSG |
| Kein Training | Eingaben, Dateien und Ergebnisse werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von Modellen verwendet | Daten nur so bearbeiten, wie Ihr Büro selbst es dürfte (Art. 9 Abs. 1 DSG) |
| Nur nötige Daten | Welche Dokumente und Felder das Werkzeug für den Auftrag sieht, und welche nicht | Verhältnismässigkeit (Art. 6 Abs. 2 DSG) |
| Zugriffsprotokoll | Wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat, auf Verlangen als Export | Zeigt ein Jahr später, wer mitgelesen hat und wer nicht |
| Löschung | Frist und Bestätigung der Löschung nach Auftragsende, auch bei Unterauftragsbearbeitern | Daten vernichten oder anonymisieren, sobald sie nicht mehr nötig sind (Art. 6 Abs. 4 DSG) |
| Geheimhaltung für alle | Geheimhaltungspflicht für alle Mitarbeitenden und Unterauftragsbearbeiter des Anbieters, bevor sie etwas sehen | Ihre Schweigepflicht hält nur so weit wie die Kette dahinter |
Punkt sechs hat eine Grenze. Was Sie nach Art. 958f OR zehn Jahre aufbewahren müssen, bleibt in Ihrem Büro und in Ihrem Archiv; gelöscht wird die Kopie beim Anbieter. Wie Belege und Protokolle prüfbar aufbewahrt werden, steht im Beitrag Replay-Log und GeBüV.
Fehlt der Auftragsbearbeitungsvertrag ganz, ist das mehr als eine Formsache. Wer eine Datenbearbeitung vorsätzlich einem Auftragsbearbeiter übergibt, ohne dass die Voraussetzungen von Art. 9 erfüllt sind, kann nach Art. 61 DSG ebenfalls mit Busse bis CHF 250'000.- bestraft werden.
Vor dem Anbieter kommen Ihre eigenen Mandatsverträge und Ihr Team
Art. 9 DSG hat eine Bedingung, die in Ihren eigenen Unterlagen steht: Keine vertragliche Geheimhaltungspflicht darf die Übertragung verbieten. Lesen Sie deshalb zuerst die Geheimhaltungsklausel in Ihrem Standard-Mandatsvertrag und in Ihren AGB. Erlaubt sie den Beizug von IT-Dienstleistern nicht, gehört das geklärt, bevor ein Werkzeug Mandantendaten sieht. Der Branchenverband TREUHAND|SUISSE empfiehlt eine abgestufte Regelung: den gewöhnlichen unterstützenden Einsatz von KI in Mandatsbedingungen oder internen Richtlinien, bei Anwendungen mit erheblichen Auswirkungen eine weitergehende Information des Mandanten.
Die zweite Lücke liegt im Team. Für eine ZHAW-Bachelorarbeit wurden 72 Personen aus kleinen Bewirtschaftungsfirmen befragt: Ein Drittel nutzt KI, obwohl die eigene Firma offiziell keine einsetzt. Wenig spricht dafür, dass es in Treuhandbüros anders aussieht. Der beste Vertrag mit dem richtigen Anbieter schützt nichts, solange daneben ein privates Gratiskonto läuft. Eine kurze interne KI-Richtlinie, welches Werkzeug für welche Daten erlaubt ist, schliesst diese Lücke billiger als jeder Vertrag.
Ein Beispiel: die öffentlichen Zusagen von Grow Amplified
Grow Amplified veröffentlicht seine eigene Liste unter Vorgehen. Sie gilt, bevor ein Agent die erste Datei öffnet:
- Kundendaten werden in der Schweiz verarbeitet.
- Ein Auftragsbearbeitungsvertrag ist unterschrieben, bevor die erste Datei geöffnet wird.
- Der Agent sieht nur die Daten, die der Auftrag braucht.
- Jeder Zugriff wird protokolliert.
- Geheimhaltungspflichten sind vertraglich auf alle Beteiligten überbunden, bevor sie etwas sehen.
Das sind Zusagen und keine Zertifizierung. Prüfen Sie sie im Vertrag so streng wie bei jedem anderen Anbieter. Training und Löschfrist regelt der Vertrag des einzelnen Auftrags; fragen Sie auch bei Grow Amplified danach. Der zweite Teil der Kontrolle ist die Freigabe: Ein Agent schlägt vor, eine benannte Person entscheidet. Wie eine Freigabe gebaut sein muss, die etwas belegt, steht im Beitrag Vier-Augen-Prinzip mit KI-Agenten.
Der erste Schritt: ein Werkzeug, sieben Punkte, eine schriftliche Antwort
Schreiben Sie auf, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Büro heute laufen, auch die, die niemand offiziell eingeführt hat. Schicken Sie jedem Anbieter die sieben Punkte und legen Sie die Antworten mit Datum zum Vertrag. Wo ein Punkt fehlt, entscheiden Sie: nachverhandeln, die Daten einschränken oder das Werkzeug für Mandantendaten sperren. Eine Seite Papier pro Werkzeug genügt.
Wer zuerst sehen will, wo sich ein Agent überhaupt lohnen würde, kann das ohne jedes Werkzeug tun. Den Pauschalen-Leck-Check füllen Sie von Hand an einem Mandat aus, und keine Datei verlässt Ihr Büro. Die Grundlagen zu Agent, Freigabe und Protokoll stehen im Beitrag KI im Treuhandbüro, einfach erklärt.
Häufige Fragen
Darf ich Mandantendaten in einen öffentlichen KI-Chat wie ChatGPT eingeben?
Nach unserem Verständnis nicht ohne Weiteres. Entscheidend sind der Vertrag Ihres Büros mit dem Anbieter, der Verarbeitungsort, die Regeln zum Training und Ihre Mandatsverträge. Bei einem privaten Gratiskonto hat Ihr Büro keinen eigenen Vertrag mit dem Anbieter und damit auch keinen Auftragsbearbeitungsvertrag. Den Einzelfall klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Gilt das Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB für Treuhänder?
Art. 321 StGB nennt Treuhänderinnen und Treuhänder nicht eigens; erfasst sind unter anderem Revisoren, soweit das Obligationenrecht sie zur Verschwiegenheit verpflichtet. Unabhängig davon gilt die Schweigepflicht nach Art. 62 DSG, die nach Angaben des EDÖB einen viel weiteren Personenkreis erfasst. Dazu kommen die Geheimhaltungspflichten aus Ihren Mandatsverträgen. Wie das in Ihrem Fall zusammenspielt, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Reicht es, wenn ein US-Anbieter unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist?
Für die Frage, ob Daten in die USA übermittelt werden dürfen, ist die Zertifizierung seit dem 15. September 2024 eine Grundlage. Sie gilt nur für zertifizierte Unternehmen und regelt weder Training noch Löschung noch Ihre Schweigepflicht. Diese Punkte brauchen Sie trotzdem im Vertrag.
Brauche ich für KI eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Das DSG verlangt sie, wenn eine Bearbeitung ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der Betroffenen mit sich bringen kann (Art. 22 DSG), zum Beispiel bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten. Der EDÖB weist darauf hin, dass das auch für KI gilt. Ob Ihr Einsatz darunter fällt, ist eine Frage des Einzelfalls.
Muss ich meine Mandanten informieren, wenn ich KI einsetze?
Der Verband TREUHAND|SUISSE empfiehlt eine abgestufte Regelung: den gewöhnlichen unterstützenden Einsatz in Mandatsbedingungen oder internen Richtlinien, bei Anwendungen mit erheblichen Auswirkungen eine weitergehende Information. Ihre Datenschutzerklärung sollte zum tatsächlichen Einsatz passen. Die Formulierung klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
15 Jahre in Banking und Consulting, in Transformation und Finance Operations. Heute baut er mit Grow Amplified Prüfstrassen: Agenten lesen und gleichen ab, ein Mensch gibt frei, und ein Replay-Log hält fest, wer was entschieden hat.