Inhalt
- Eine Markierung ist eine Frage an den Vertrag
- Grundleistung oder Zusatzleistung: die Grenze steht im Vertrag
- Fünf Stellen, an denen Markierung und Vertrag auseinanderlaufen
- Das Raster: drei Spalten pro Leistung
- Pro Position entscheidet eine benannte Person
- Ein Beispiel aus der Praxis, anonymisiert
- Was ein Agent dabei tut und was nicht
- Der erste Schritt: ein Vertrag, ein Jahr Zeiterfassung
- Häufige Fragen
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Markierung als Zusatzaufwand ist eine Frage an den Vertrag. Verrechenbar wird eine Stunde erst, wenn der Vertrag die Leistung als Zusatz führt und die Verwaltung die Kompetenz oder den Auftrag dafür hatte.
- Grundleistungen deckt das Honorar, Zusatzleistungen werden separat belastet. Wo die Grenze liegt, steht im Anhang oder in den allgemeinen Bedingungen, oft in einem einzigen Wort wie «grösser» oder «umfassend».
- Die meisten Grenzfälle sitzen an fünf Stellen: Kompetenzsumme und Vollmacht, Kostendach, Pauschalen mit Spielraum wie die Vermietung, Zusatz ohne Auftrag und Gesellschaften, die im Vertrag fehlen.
- Ein Raster mit drei Spalten (Leistung, im Honorar enthalten ja, nein oder unklar, Fundstelle im Vertrag) wird einmal pro Vertrag gefüllt, bevor jemand den Export der Zeiterfassung öffnet.
- Pro Position entscheidet eine benannte Person: nachverrechnen, Vertrag anpassen oder bewusst so lassen. Ein Agent ordnet zu und markiert, entscheidet aber nie.
Eine Markierung ist eine Frage an den Vertrag
Die Auswertung ist der einfache Teil. Ein Agent oder eine gute Tabelle liest ein Jahr Zeiterfassung und markiert jede Zeile, die nach Zusatzaufwand aussieht: Schlichtung, Schadenfall, Renovation, Vermietung, Abklärungen für den Eigentümer. Am Ende steht eine Summe, und sie ist fast immer grösser als alles, was je auf einer Rechnung stand.
Aus einem Projektgespräch kennen wir die Frage, die danach kommt: welche dieser Stunden der Eigentümer tatsächlich schuldet. Die Zeiterfassung beantwortet sie nicht. Verrechnen darf die Verwaltung nur, was der Vertrag als Zusatzleistung vorsieht und wofür sie die Kompetenz oder einen Auftrag hatte. Bis das geprüft ist, bleibt jede Markierung eine offene Frage.
Grundleistung oder Zusatzleistung: die Grenze steht im Vertrag
Ein Verwaltungsvertrag teilt die Arbeit in zwei Körbe. Das Grundhonorar, in der Liegenschaftsverwaltung oft als Anteil der Mieteinnahmen berechnet, deckt die Grundleistungen. Zusatzleistungen werden separat belastet, meist nach Aufwand und oft erst nach einem Auftrag des Eigentümers. Ein Beitrag von TREUHAND|SUISSE zu einer Umfrage über Preismodelle nennt als Problem von Pauschalen genau das: die klare Definition der Leistungen.
Wie das aussieht, zeigt eine verbreitete Mustervorlage: die Allgemeinen Bedingungen zum Bewirtschaftungsvertrag, die eine regionale Sektion des SVIT zusammen mit dem Hauseigentümerverband und einer Vereinigung von Immobilienunternehmen herausgibt (Ausgabe 2019, PDF). Ein Auszug aus beiden Listen:
Im Honorar eingeschlossen (Auszug)
- Erledigung der Mieterangelegenheiten
- Vermietung aller Objekte mittels geeigneter Werbung
- Vertretung gegenüber Mietern, Behörden und der Schlichtungsstelle in Miet- und Pachtsachen
- Aufträge für notwendige Reparaturen im Rahmen der Kompetenzsumme
Separat belastet (Auszug)
- Vertretungen vor Schlichtungsstellen, Gerichten und Behörden
- Einleitung rechtlicher Schritte wie Betreibungsbegehren
- Vorbereitung und Durchführung von umfassenden oder komplexen Renovationen
- Zusätzliche Arbeiten, die im Bewirtschaftungsvertrag nicht ausdrücklich vereinbart sind
Die Schlichtung steht auf beiden Seiten: die Vertretung gegenüber der Schlichtungsstelle links, die Vertretung vor Schlichtungsstellen rechts. Wo das eine aufhört und das andere beginnt, sagt der Text nicht. Nach unserem Verständnis lassen ein Brief an die Schlichtungsbehörde und ein halber Tag an der Verhandlung je mehr als eine Lesart zu. Solche Stellen hat jeder Vertrag, und genau dort landen die markierten Stunden.
Fünf Stellen, an denen Markierung und Vertrag auseinanderlaufen
- Kompetenz und Vollmacht
- Der Vertrag nennt eine Kompetenzsumme, bis zu der die Verwaltung Reparaturen ohne Rückfrage auslösen darf. Darüber entscheidet der Eigentümer; die Mustervorlage oben macht eine Ausnahme für dringende Fälle und zur Schadensminderung. Die Vollmacht regelt, was die Verwaltung in seinem Namen tun darf. Ob sie dafür separat verrechnen darf, regelt eine andere Stelle.
- Kostendach
- Ein Kostendach nennt eine Obergrenze für einen Auftrag oder ein Jahr. Was mit den Stunden darüber geschieht, steht oft nicht da: ob sie verfallen, eine Rückfrage auslösen oder nachverrechnet werden. Eine markierte Stunde über dem Dach bleibt ein Grenzfall, bis jemand die Lücke schliesst.
- Pauschalen mit Spielraum
- Eine Vermietungspauschale kann Inserat, Besichtigungen, Prüfung der Bewerbungen, Vertrag und Übergabe umfassen, oder nur einen Teil davon. Steht im Vertrag nur das Wort, liest es jede Person im Team anders. In der Mustervorlage oben liegt die Vermietung im Honorar, eine Neuvermietung nach einer Leerkündigung wegen Sanierung löst dagegen ein Erstvermietungshonorar aus, das die Parteien aushandeln.
- Zusatz ohne Auftrag
- Viele Verträge rechnen Zusatzleistungen erst nach erteiltem Auftrag ab. Dann gehört zur markierten Zeile auch der Auftrag: eine Mail des Eigentümers, ein Protokoll, eine Aktennotiz. Fehlt er, ist die Stunde erfasst, aber nicht belegt.
- Gesellschaften, die im Vertrag fehlen
- Hält ein Eigentümer Liegenschaften über mehrere Gesellschaften, nennt der Vertrag oft nur eine davon. Stunden für die anderen stehen im Export unter demselben Mandat und haben in diesem Vertrag keine Grundlage. Wer sie bezahlt, muss jemand entscheiden, bevor die Rechnung entsteht.
Keine dieser fünf Stellen lässt sich aus der Zeiterfassung allein beantworten. Alle fünf lassen sich festhalten, bevor jemand den ersten Export öffnet.
Das Raster: drei Spalten pro Leistung
Die Logik gehört vor jede Auswertung. Sie lesen den Vertrag mit Anhang einmal vollständig und schreiben jede Leistung in eine eigene Zeile. Daneben steht, ob sie im Honorar enthalten ist, mit ja, nein oder unklar, und die Fundstelle im Vertrag, also Abschnitt und Wortlaut. Erst danach öffnen Sie den Export.
| Leistung | Im Honorar enthalten | Fundstelle im Vertrag |
|---|---|---|
| Mieteranliegen beantworten | ja | Grundleistungen, Mietverhältnis |
| Grössere Renovation vorbereiten und begleiten | nein, Zusatz nach Aufwand | Zusatzleistungen, technische Bewirtschaftung |
| Vertretung an der Schlichtungsverhandlung | unklar | zwei Stellen, der Wortlaut lässt beides zu |
| Neuvermietung nach Leerkündigung | unklar | Vermietung im Honorar, Erstvermietung separat geregelt |
| Arbeit für eine Gesellschaft ohne Vertrag | unklar | Gesellschaft fehlt unter den Parteien |
Die Zeilen oben sind Beispiele, kein Vertrag eines Kunden. Spalte zwei kennt bewusst drei Werte. Wer nur ja und nein zulässt, entscheidet die Grenzfälle beim Ausfüllen, ohne es zu merken. Im kostenlosen Vertragsraster heissen die drei Werte Pauschale, Zusatz und Grenzfall, dazu gibt es ein Arbeitsblatt für die Zeilen aus dem Export.
Danach bekommt jede markierte Zeile aus der Zeiterfassung den Wert ihrer Leistung und die Fundstelle daneben. Eine Zeile mit «nein» und belegtem Auftrag ist verrechenbar. Eine Zeile mit «unklar» geht zu einer Person.
Pro Position entscheidet eine benannte Person
- 01Vertrag lesenParteien, Kompetenzsumme, Kostendach, Grund- und Zusatzleistungen, Anhang und Nachträge.
- 02Raster füllenJede Leistung mit ja, nein oder unklar und der Fundstelle. Einmal pro Vertrag.
- 03Zeilen zuordnenJede markierte Stunde bekommt eine Leistung, einen Wert und, bei Zusatz, den Auftrag dazu.
- 04EntscheidenEine benannte Person entscheidet jede offene Position: nachverrechnen, Vertrag anpassen oder bewusst so lassen.
- 05FesthaltenEntscheid, Begründung und Fundstelle stehen im Protokoll. Beim nächsten Abschluss gilt dieselbe Linie.
- Nachverrechnen, wenn der Vertrag die Leistung als Zusatz führt und Auftrag oder Kompetenz belegt sind. Die Rechnung nennt die Fundstelle.
- Vertrag anpassen, wenn die Leistung regelmässig anfällt und der Vertrag sie nicht oder unklar regelt. Das Gespräch mit dem Eigentümer gilt für die nächste Periode und klärt die Grenze für beide Seiten.
- Bewusst so lassen, wenn die Beziehung zum Eigentümer, die Höhe oder die eigene Unsicherheit dagegen spricht. Das ist ein legitimer Entscheid, solange er mit Namen und Grund festgehalten ist.
Bewusst so lassen ist ein Entscheid. Unbemerkt so lassen ist keiner. Der Unterschied zeigt sich ein Jahr später, wenn dieselbe Frage wieder auftaucht und jemand nachlesen kann, wie sie beim letzten Mal beantwortet wurde. Ob eine Position rechtlich geschuldet ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.
Ein Beispiel aus der Praxis, anonymisiert
Eine Treuhand- und Bewirtschaftungsfirma wollte wissen, was ihre Zeiterfassung neben den Verträgen zeigt. Zwei Mandatsverträge wurden gegen sechs Zeiterfassungsexporte gelesen: von Hand auf vier Wochen geschätzt, mit der Prüfstrasse an einem Tag erledigt.
Die kleinste Zahl ist die lehrreichste. Ob die 6.8 Stunden verrechenbar gewesen wären, beantwortet keine Zeiterfassung. Die Antwort steht im Vertrag, an der Stelle, die Schlichtung regelt, oder sie steht nirgends, und dann entscheidet jemand. Wie viel von den Stunden ausserhalb der Pauschale verrechenbar gewesen wäre, sagen die Zahlen allein nicht. Dafür braucht es das Raster und einen Entscheid pro Position.
Was ein Agent dabei tut und was nicht
Ein Agent liest den ganzen Vertrag statt einer Stichprobe, ordnet jede markierte Zeile einer Leistung im Raster zu und schreibt die Fundstelle daneben. Was er nicht eindeutig zuordnen kann, markiert er als Grenzfall. So arbeitet die Prüfstrasse für Treuhand und Immobilienverwaltung: Mandatsverträge, Nachträge, Zeiterfassung und Rechnungen übereinandergelegt, eine Liste pro Mandat, jede Position mit Fundstelle.
- Was verrechnet wird, entscheidet er nicht. Das bleibt bei der benannten Person.
- Er schreibt keine Rechnung und schickt nichts an Eigentümer, das niemand freigegeben hat.
- Unklaren Wortlaut legt er nie stillschweigend zugunsten der Verwaltung aus.
- Bestreitet ein Eigentümer eine Position, ersetzt der Agent keine Rechtsberatung.
Der erste Schritt: ein Vertrag, ein Jahr Zeiterfassung
Nehmen Sie einen Verwaltungsvertrag mit Anhang und Nachträgen und die Zeiterfassung desselben Mandats für ein Jahr. Füllen Sie zuerst das Raster, dann ordnen Sie nur die Zeilen zu, die nach Zusatzaufwand aussehen. Die Positionen mit «unklar» legen Sie der Person vor, die entscheidet. Heraus kommt eine kurze Liste, und sie trägt mehr als jede Summe markierter Stunden.
Ob überhaupt Stunden in der Pauschale verschwinden, ist die Frage davor. Sie steht im Beitrag Pauschale oder Zusatzaufwand. Viel Arbeit in der Bewirtschaftung beginnt mit einer Mail; wie Sie diese Arbeit an einem Tag zählen, zeigt der Beitrag Die Mieter-Inbox zählen. Wie Grow Amplified von der ersten Abklärung bis zur Übergabe vorgeht, steht unter Vorgehen.
Häufige Fragen
Darf eine Verwaltung Zusatzaufwand ohne Auftrag des Eigentümers verrechnen?
Das hängt vom Vertrag ab. Viele Verträge verlangen für Zusatzleistungen einen erteilten Auftrag, und die Kompetenzsumme begrenzt, was die Verwaltung ohne Rückfrage auslösen darf. Fehlt der Auftrag, ist die Position ein Grenzfall. Im Streitfall klären Sie das mit Ihrer Rechtsberatung.
Was ist der Unterschied zwischen Grundleistungen und Zusatzleistungen?
Grundleistungen deckt das vereinbarte Honorar, Zusatzleistungen werden separat belastet, meist nach Aufwand. Welche Leistung wohin gehört, steht im Vertrag, oft im Anhang oder in den allgemeinen Bedingungen. Wo der Vertrag schweigt, ist die Leistung unklar und nicht automatisch Zusatz.
Was mache ich mit Stunden für eine Gesellschaft, die nicht im Vertrag steht?
Zuerst festhalten, für wen gearbeitet wurde und wer den Auftrag gegeben hat. Dann entscheidet eine benannte Person: der Gesellschaft separat verrechnen, den Vertrag um die Gesellschaft ergänzen oder die Stunden bewusst so lassen. Der bestehende Vertrag bietet dafür nach unserem Verständnis keine Grundlage.
Kann ich Zusatzleistungen rückwirkend verrechnen?
Das hängt vom Vertrag, vom Auftrag und vom Einzelfall ab, und es ist eine Rechtsfrage, die Sie mit Ihrer Rechtsberatung klären. Praktisch ist der Weg nach vorne oft einfacher: Das Raster zeigt, welche Leistungen regelmässig anfallen, und der Vertrag wird für die nächste Periode angepasst.
Brauche ich dafür neue Software?
Nein. Das Raster ist ein Blatt Papier oder eine Tabelle. Ein Agent arbeitet mit dem Vertrag als PDF und mit dem Export, den Ihre Zeiterfassung heute schon liefert.
Wer sollte die Grenzfälle entscheiden?
Eine Person, die den Eigentümer kennt und für das Mandat verantwortlich ist, in vielen Verwaltungen die Mandatsleitung oder die Geschäftsleitung. Wichtig ist, dass es eine benannte Person ist und dass ihr Entscheid mit Grund festgehalten wird.
15 Jahre in Banking und Consulting, in Transformation und Finance Operations. Heute baut er mit Grow Amplified Prüfstrassen: Agenten lesen und gleichen ab, ein Mensch gibt frei, und ein Replay-Log hält fest, wer was entschieden hat.