Inhalt
- Warum Zusatzaufwand in der Pauschale verschwindet
- Was Sie für die Prüfung eines Mandats brauchen
- Die Anleitung: ein Mandat, jede Position mit P, Z oder G
- Ein Beispiel aus der Praxis, anonymisiert
- So erfassen Sie künftig, damit nichts mehr verschwindet
- Wie ein Agent dieselbe Prüfung mit Freigabe macht
- Der erste Schritt: ein einziges Mandat
- Häufige Fragen
Das Wichtigste in Kürze
- Zusatzaufwand verschwindet selten aus Nachlässigkeit. Er verschwindet, weil die Zeiterfassung nicht festhält, ob eine Stunde zur Pauschale gehört oder Zusatz ist.
- Sammelpositionen wie «Diverses» und vage Texte wie «div. Abklärungen» machen aus Zusatzaufwand Pauschalstunden, weil der Beleg für eine separate Rechnung fehlt.
- Die Prüfung beginnt mit einem Mandat: Vertragsumfang auflisten, den Zeiterfassungsexport daneben legen und jede Position als P (Pauschale), Z (Zusatz) oder G (Grenzfall) markieren.
- Über alles mit Z und G entscheidet eine benannte Person, bevor die nächste Rechnung an den Mandanten geht.
- Eine eigene Leistungsart oder Spalte für Zusatzaufwand verhindert, dass dieselben Stunden im nächsten Jahr wieder in der Pauschale landen.
Warum Zusatzaufwand in der Pauschale verschwindet
Jede erfasste Stunde endet an einem von zwei Orten: in der Pauschale oder auf einer Rechnung für Zusatzaufwand. Wohin sie geht, entscheidet in der Praxis selten die Arbeit selbst. Es entscheidet der Text in der Zeiterfassung, und ob jemand den Vertrag daneben legt.
Wer die Rechnung schreibt, braucht für Zusatzaufwand einen Beleg: eine Zeile, die sagt, was gearbeitet wurde und für wen. Für die Pauschale braucht es keinen. Fehlt der Beleg, bleibt die Stunde dort, wo keiner verlangt wird. Mit Nachlässigkeit im Team hat das wenig zu tun. Die Lücke entsteht an vier Stellen, die in fast jedem Büro gleich aussehen.
| Ursache | So sieht es im Export aus | Folge |
|---|---|---|
| Keine Spalte für Pauschale oder Zusatz | Die Zeiterfassung kennt Mandat, Datum, Dauer und Text, aber kein Feld für die Verrechnungsart | Ob eine Stunde Zusatz war, muss später jemand aus dem Text erraten |
| Sammelpositionen | Leistungsart «Diverses», «Allgemein» oder «Administration», oft mit mehreren Tätigkeiten in einer Zeile | Die ganze Zeile zählt als Pauschale, auch der Teil, der Zusatz war |
| Vage Leistungstexte | «div. Abklärungen», «Tel.», «Mails», «Besprechung» oder ein internes Kürzel | Niemand kann die Zeile einer Vertragsleistung zuordnen, also bleibt sie in der Pauschale |
| Vertrag und Export getrennt | Der Mandatsvertrag liegt im Dossier, die Leistungsliste im Anhang, der Export im Programm | Beim Rechnungsstellen vergleicht niemand Zeile für Zeile mit dem Vertrag |
Jede dieser Stellen ist für sich harmlos. Zusammen sorgen sie dafür, dass Zusatzaufwand ohne Entscheid in der Pauschale landet. Wie viel das ist, weiss in den meisten Büros niemand, weil die Prüfung von Hand Wochen dauert und deshalb nie stattfindet.
Was Sie für die Prüfung eines Mandats brauchen
Beginnen Sie mit einem einzigen Mandat. Nehmen Sie das, bei dem Sie am ehesten das Gefühl haben, es brauche mehr Zeit, als die Pauschale deckt. Ein Mandat genügt, um zu sehen, ob es ein Leck gibt und wo es liegt.
- Den Mandatsvertrag mit allen Anhängen und Nachträgen. Die Liste der Leistungen steht oft in einem Anhang oder in den allgemeinen Bedingungen, selten auf Seite eins.
- Den Zeiterfassungsexport desselben Mandats für ein ganzes Jahr, als Excel oder CSV, mit Datum, Person, Leistungsart, Text und Dauer.
- Eine Sitzung ohne Unterbruch. Das Team brauchen Sie für diesen Schritt noch nicht.
Die Anleitung: ein Mandat, jede Position mit P, Z oder G
Die Logik ist dieselbe wie im kostenlosen Pauschalen-Leck-Check, der eine Stichwortliste und ein Arbeitsblatt dazu enthält. Sie brauchen fünf Schritte.
- 01Vertragsumfang auflistenSchreiben Sie aus dem Vertrag drei Listen ab: Leistungen in der Pauschale, Leistungen, die als Zusatz mit eigenem Satz genannt sind, und Leistungen, die ausdrücklich ausgeschlossen sind. Notieren Sie zu jeder Leistung die Ziffer im Vertrag.
- 02Export filtern und sortierenFiltern Sie auf «Diverses» und alles, was bei Ihnen gleich funktioniert, etwa «Allgemein» oder interne Zeit. Sortieren Sie nach Dauer, die längsten Zeilen zuerst. Dort liegen die meisten Stunden.
- 03Jede Position markierenLesen Sie den Text, nicht die Leistungsart. P: Der Vertrag nennt die Leistung in der Pauschale. Z: Der Vertrag nennt sie als Zusatz oder gar nicht. G: Der Vertrag lässt beides zu, oder der Text sagt nicht genug. Eine Zeile mit zwei Tätigkeiten bekommt zwei Zeichen.
- 04Z und G freigebenAlles mit Z und G geht über den Tisch der verantwortlichen Person, bevor die nächste Rechnung hinausgeht. Sie entscheidet pro Position: nachverrechnen, mit dem Mandanten klären oder bewusst in der Pauschale lassen. Ihre Initialen daneben sind die Freigabe.
- 05Summen bildenZählen Sie die Stunden pro Zeichen zusammen und notieren Sie, was Sie mit dem Mandanten klären wollen. Damit haben Sie für dieses Mandat drei Zahlen statt eines Gefühls.
Wie das an einer einzelnen Zeile aussieht, zeigt eine erfundene Beispielzeile aus einem Buchhaltungsmandat. Leistungsart «Diverses», Text: «div. Abklärungen, Unterlagen für Gründung Tochtergesellschaft zusammengestellt, Zahlungen erfasst».
| Teil der Zeile | Was der Vertrag sagt | Zeichen |
|---|---|---|
| Zahlungen erfasst | Der Zahlungsverkehr ist als Leistung in der Pauschale genannt | P |
| Unterlagen für Gründung Tochtergesellschaft | Der Vertrag nennt nur die bestehende Gesellschaft, eine Gründung ist nicht vereinbart | Z |
| div. Abklärungen | Der Text sagt nicht, worum es ging | G |
Eine Zeile, drei Antworten. Ohne Aufteilung landet die ganze Dauer in der Pauschale. Ein Z ist dabei noch keine Rechnung: Ob Sie nachverrechnen, hängt vom Vertrag und vom Gespräch mit dem Mandanten ab. Darum geht es im Beitrag Markiert heisst nicht verrechenbar.
Ein Beispiel aus der Praxis, anonymisiert
Eine Treuhand- und Bewirtschaftungsfirma wollte wissen, wie viel erfasste Arbeit in ihren Pauschalen liegt. Geprüft wurden zwei Mandatsverträge gegen sechs Zeiterfassungsexporte, nach derselben Logik wie oben. Von Hand war die Arbeit auf vier Wochen geschätzt, mit der Prüfstrasse war sie an einem Tag erledigt.
Danach wollte die Firma ein ganzes Mandat durchlaufen lassen. Ihre eigenen Zahlen kennen Sie erst nach Ihrer eigenen Prüfung. Was sie in Franken bedeuten, zeigt ein Rechenbeispiel mit runden Annahmen: Ein Mandat hat 100 Stunden im Jahr unter «Diverses», die Prüfung ergibt 10 Stunden Z, Ihr interner Satz liegt bei CHF 150.-. Das sind Stunden im Wert von CHF 1'500.- im Jahr, für dieses eine Mandat und bevor die G-Zeilen entschieden sind.
So erfassen Sie künftig, damit nichts mehr verschwindet
Die Prüfung zeigt Ihnen, welche Wörter in den Zeilen gefehlt haben. Erst dann lohnt sich eine Weisung ans Team, weil sie konkret sein kann. Vier Regeln decken das meiste ab.
- Eine Spalte oder Leistungsart für die Verrechnungsart: Pauschale oder Zusatz, entschieden beim Erfassen und nicht drei Monate später beim Rechnungsstellen.
- Eine Tätigkeit pro Zeile. Wer drei Dinge in eine Zeile schreibt, macht aus der Zusatzleistung darin eine Pauschalstunde.
- Gegenstand nennen: welche Gesellschaft, welche Liegenschaft, welcher Schadenfall. «div.», «Pendenzen» oder «Korrespondenz» allein genügen nicht.
- Was der Vertrag als Zusatz nennt, bekommt eine eigene Leistungsart, zum Beispiel Schlichtung, Erstvermietung oder Gründung. Ein Vermerk wie «sep. verrechnen» im Freitext geht beim Rechnungsstellen verloren.
Neue Software braucht es dafür in der Regel nicht. In den meisten Zeiterfassungen lassen sich eigene Leistungsarten anlegen. Einmal im Monat geht die verantwortliche Person die Zeilen mit G durch, bevor die Rechnungen hinausgehen. Das dauert Minuten, solange es jeden Monat passiert.
Wie ein Agent dieselbe Prüfung mit Freigabe macht
Von Hand ist die Prüfung eines Mandats machbar. Für alle Mandate und jeden Monat ist sie es nicht, und deshalb unterbleibt sie. Ein Agent macht dieselbe Arbeit nach denselben Regeln, im Klartext aufgeschrieben. Er liest den Vertrag und jede Zeile des Exports, keine Stichprobe.
| Schritt | Von Hand | Mit einem Agenten, Sie geben frei |
|---|---|---|
| Vertragsumfang | Leistungslisten aus Vertrag und Anhängen abschreiben | Zieht die Leistungen mit Ziffer aus Vertrag, Anhängen und Nachträgen |
| Zeilen markieren | Die längsten Zeilen lesen, den Rest schätzen | Schlägt für jede Zeile P, Z oder G vor, mit Begründung und Fundstelle im Vertrag |
| Grenzfälle | Bleiben oft unentschieden in der Pauschale | Landen als offene Frage bei der verantwortlichen Person |
| Nachweis | Initialen auf dem Arbeitsblatt | Replay-Log: welche Zeile, welche Regel, wer wann freigegeben hat |
Nichts wird stillschweigend umgebucht, und keine Rechnung geht ohne Freigabe hinaus. Die Verantwortung bleibt ohnehin bei Ihnen: Der Branchenverband TREUHAND|SUISSE hält fest, dass Treuhänder gegenüber dem Mandanten für die sorgfältige Erfüllung des Mandats verantwortlich bleiben, auch wenn KI mitarbeitet. Grundlage ist Art. 398 OR. Wie ein Agent grundsätzlich arbeitet, erklärt der Beitrag KI im Treuhandbüro, einfach erklärt.
Läuft die Prüfung jeden Monat mit, ändert sich die Frage. Bisher hiess sie: wie viel ist verschwunden. Künftig heisst sie: was davon wollen Sie verrechnen. Und wenn Agenten Routinearbeit schneller erledigen, stellt sich auch die Honorarfrage neu. Das ordnet der Beitrag Stundenhonorar oder Pauschale, wenn KI Zeit spart ein.
Der erste Schritt: ein einziges Mandat
Wählen Sie ein Mandat, ziehen Sie den Export eines Jahres und legen Sie den Vertrag daneben. Arbeiten Sie die längsten Zeilen unter «Diverses» zuerst ab, mit dem Pauschalen-Leck-Check als Vorlage. Nach einer Sitzung wissen Sie, ob es bei Ihnen ein Leck gibt und welche Wörter in den Zeilen fehlen.
Soll die Prüfung für alle Mandate laufen, beginnt es bei Grow Amplified mit einer Abklärung: eine Woche, eine Prozesskarte und die Kosten jedes Prozesses in Ihren eigenen Stunden. Wie die Schritte danach aufeinander folgen, steht unter Vorgehen.
Häufige Fragen
Muss ich alle Mandate auf einmal prüfen?
Nein. Ein Mandat genügt, um zu sehen, ob es ein Leck gibt und welche Wörter in den Zeilen fehlen. Nehmen Sie das Mandat, bei dem das Gefühl am stärksten ist, dass die Pauschale nicht reicht.
Kann ich als Zusatz markierte Stunden rückwirkend verrechnen?
Das hängt vom Vertrag ab und davon, was mit dem Mandanten vereinbart oder angekündigt war. Klären Sie das im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung. Oft ist die Prüfung vor allem die Grundlage für das nächste Gespräch: was ab jetzt separat auf der Rechnung steht oder ob die Pauschale angepasst wird.
Unser Vertrag hat ein Kostendach statt einer Pauschale. Gilt das auch für uns?
Ja. Die Frage bleibt dieselbe: ob eine Stunde zu einer Leistung gehört, die der Vertrag nennt. Beim Kostendach zeigt die Prüfung zusätzlich, welche Stunden das Dach belasten, obwohl sie ausserhalb des vereinbarten Umfangs liegen.
Brauche ich dafür eine neue Zeiterfassung?
In der Regel nicht. In den meisten Programmen lassen sich eigene Leistungsarten oder ein Zusatzfeld anlegen. Für die Prüfung selbst reicht ein Excel-Export.
Wie reagieren Mandanten, wenn plötzlich Zusatzaufwand auf der Rechnung steht?
Das hängt davon ab, ob er angekündigt ist. Mit den Summen aus der Prüfung zeigen Sie vorher, welche Arbeit ausserhalb des vereinbarten Umfangs lag. Ein Beleg pro Position trägt in diesem Gespräch weiter als das Gefühl, ein Mandat brauche zu viel Zeit.
Liest ein Agent dafür die Daten meiner Mandanten?
Er liest den Vertrag und den Zeiterfassungsexport des Mandats, sonst nichts. Bei Grow Amplified werden Kundendaten in der Schweiz verarbeitet, ein Auftragsbearbeitungsvertrag ist vor dem ersten Zugriff unterschrieben, und jeder Zugriff wird protokolliert.
15 Jahre in Banking und Consulting, in Transformation und Finance Operations. Heute baut er mit Grow Amplified Prüfstrassen: Agenten lesen und gleichen ab, ein Mensch gibt frei, und ein Replay-Log hält fest, wer was entschieden hat.